Termin: E-Rechnung
E-Rechnung ab Januar 2025 verpflichtend in Deutschland.
Ab dem 1.1.2025 gibt es eine grundsätzliche Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen. Die Verpflichtung ist auf den inländischen B2B-Bereich (zwischen Unternehmern) beschränkt, wobei B2B erweitert zu verstehen ist. Zu den B2B-Empfängern zählen nämlich auch Kleinunternehmer, Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen (z. B. Ärzte, Versicherungsmakler) und Vermieter, selbst wenn diese nur umsatzsteuerfreie Vermietungsumsätze tätigen. Gegenüber Endverbrauchern (B2C) besteht dagegen keine E-Rechnungspflicht.
Ab 1.1.2025 sollte jeder inländische Unternehmer zumindest in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Wenn der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, muss er die Möglichkeit haben, die E-Rechnung zu übermitteln. Eine E-Mail-Adresse ist also Voraussetzung. Aus unserer Sicht macht es Sinn, für den Rechnungsempfang eine gesonderte E-Mail-Adresse einzurichten, z. B. „rechnung@Meinefirma.de“. Dadurch besteht die Möglichkeit, z. B. mit MS Outlook, Eingangsrechnungen automatisch in einen gesonderten Ordner umzuleiten.
Ab dem 1.1.2025 sollte eine Software zum Auslesen empfangener E-Rechnungen vorliegen, auch wenn der Rechnungsaussteller im eigenen Interesse immer zusätzlich ein lesbares Rechnungsformat mitschicken wird. Prüfen Sie, ob Ihr Softwareanbieter das in der Branchenlösung zur Verfügung stellt. Weiter unten stellen wir Ihnen einen Lösungsvorschlag dazu vor.
Ihre Vorteile:
E-Rechnungen dürfen per einfacher E-Mail verschickt und empfangen werden, sie müssen aber elektronisch archiviert werden und ab dem 1.1.2025 mindestens die gesetzlich geforderten 8 Jahre (anstatt wie bisher 10 Jahre) lang für den Abruf bereitstehen.
Unternehmen mit hauptsächlich privaten Kunden
Sie tätigen nicht ausschließlich Geschäfte mit Privatpersonen? Dann sollten Sie sich trotz der langen Übergangsfristen schon jetzt über die Technik zur Erstellung von E-Rechnungen Gedanken machen. Je früher man auf E-Rechnungen umstellt, desto weniger muss man sich mit den Übergangsregelungen und den Unterschieden bei den Empfängern auseinandersetzen. Mit einer E-Rechnung und einer ergänzenden lesbaren Ausfertigung (PDF), etwa im Format „ZUGFeRD“ sind Sie immer auf der sicheren Seite.
Auch hier ist Ihr erster Ansprechpartner Ihr Lieferant der Software, der wird entsprechende Updates anbieten.
Optional für kleine Unternehmen
Sie erstellen nur wenige Rechnungen? Da gibt es aktuell einige Anbieter am Markt. Am besten gefällt uns bisher das Tool von Buhl Data. Bitte verstehen Sie das nicht als Werbung, wir haben aus dem Mandantenkreis die Bitte um Vorschläge vernommen, können aber natürlich keine Gewähr für Lauffähigkeit oder Stabilität übernehmen. Das Tool kann bei Bedarf von Ihnen in der kostenlosen Version sehr gut getestet werden und eignet sich unseres Erachtens für die Lesbarmachung von E-Rechnungen, sofern der Anbieter das nicht irgendwann einschränkt. Für das Erstellen von E-Rechnungen macht die kostenlose Version aber keinen Sinn, denn es können keine Stammdaten gespeichert werden und man müsste bei jeder Rechnung immer wieder alle Daten eintippen. Wir haben die Hoffnung, dass die kostenpflichtige Version einfach und anwenderfreundlich funktioniert.
Buhl / WISO Mein Büro – Rechnungsprogramm:
E-Rechnung visualisieren
Elster – Online Finanzamt bietet hierzu ein Tool an:
Weiterführende Informationen
Die Finanzverwaltung hat am 13.6.2024 ein Entwurfsschreiben zur Einführung der E-Rechnung herausgegeben. Dazu gibt es eine gute Darstellung von Haufe sowie eine Kommentierung. Am 15.10.2024 ist das finale Einführungsschreiben ergangen.
Ergänzend erinnern wir an dieser Stelle an die (nicht neue) Vorschrift, dass – so weit eine Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen besteht – Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung einer Leistung zu erteilen sind (§ 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG).
Sehen Sie auch unser Tax-Video zur E-Rechnung an:
Wir, Bay, Kurz & Schmitt werden alle Ausgangsrechnungen ab November 2024 bereits auf das neue ZUGFeRD Format umstellen und unseren Geschäftskunden so übermitteln, selbstverständlich in der gesetzlichen maschinenlesbaren Form wie auch in der optisch verwertbaren Klarschrift. Wir verwenden dazu die uns von Ihnen dafür genannte Mailadresse.
PERSÖNLICHES BERATUNGSGESPRÄCH VEREINBAREN
